Zo Gaat Dat... op een bestuursvergadering

Hoewel in de laatste VHV van het vorige seizoen uitgebreid verslag is gedaan van het verloop van de Bestuursvergaderingen hadden de ijverige redacteuren van dit blad toch het gevoel dat zij in deze reportage hier en daar wellicht niet de goede toon hadden gevat. Vandaar dat ons de gelegenheid werd geboden om het "verschijnsel bestuursvergaderingen" nog eens nader toe te lichten in deze editie van "Zo gaat dat..". Wij zullen proberen een zo goed mogelijk beeld van deze happenings te schetsen aan de hand van een grootste gemene deler van de onderwerpen die zoal aan bod komen.

Roulatieschema Het bestuur van het PSO vergadert éénmaal per maand (met uitzondering van de maand juli) op een woensdagavond volgens een roulatieschema bij één van de bestuursleden thuis. Gezien de grote geografische spreiding van de woonplaatsen, en dus de verre reizen (carpoolen!) die ondernomen moeten worden, lukt het zelden om precies op de geplande aanvangstijd van 19.30 uur te beginnen. Vlak voor de opening wordt men voorzien van een kop koffie of thee met traktatie en dan gaat het echt van start. Hendriek installeert zich met blocnote op een riante plaats en Rien opent de vergadering. Eerste punt: Mededelingen. Die kunnen van zeer diverse aard zijn en soms al bijna overgaan in een agendapunt dat later nog ter sprake zal komen.

Zusterverenigingen Vervolgens de ingekomen stukken. Meestal is de post zorgvuldig "voorgesorteerd" zodat voor de voltallige vergadering slechts de uitnodigingen voor concerten van zusterverenigingen overblijven (wie gaat er naar toe?) evenals verzoeken van koren of wij mee willen werken aan hun concerten, en soms ook andersom: wij krijgen het unieke aanbod om aan hun concerten mee te mógen werken. Een snelle blik op ons toch al overvolle concertschema resulteert vrijwel altijd in een actiepunt voor Hendriek om deze verenigingen teleur te moeten stellen.

Extra nieuwsgierig Vervolgens de altijd goed en leuk leesbare notulen van de vorige vergadering die snel doorlopen worden en waarbij gecheckt wordt of de aangegeven actiepunten inderdaad afgehandeld zijn. Dan volgt "persoonlijke zaken": een punt waarbij ook de informele contacten van de bestuursleden met de andere verenigingsleden ter sprake komen. Er wordt gesproken over zieken en mensen die om andere redenen niet mee kunnen doen en de berichten uit het roddelcircuit passeren de revue. Is het U niet opgevallen dat de bestuursleden zo nu en dan EXTRA nieuwsgierig zijn? Dit is dus de reden! Vaak ontstaat op dit moment een wat onoverzichtelijk geheel van losse "sub-vergaderingen" tussen de diverse bestuursleden. Rien moet dan alle moeite doen om iedereen weer bij de les te krijgen en heeft hiertoe zelfs een cursus "effectief vergaderen" gevolgd (of was dat meer voor vergaderingen met zijn collega's?)

Frequente e-mail contacten Een vast agendapunt is ook de bespreking van de afgelopen concerten (als die geweest zijn in de voorgaande maand). Slechts de grootste triomfen en missers op artistiek en bestuurlijk niveau komen ter sprake, want alle minder belangrijke zaken en persoonlijke impressies zijn allang besproken via de zeer frequente e-mail contacten tussen de bestuursleden. Al gauw wordt overgegaan op alles wat geregeld moet worden voor de komende concerten. Annelieke zucht bij de grote hoeveelheid schnabbelaars die weer moet worden ingehuurd en Harry doet verslag van zijn telefoonrondes om van alle beroepsorkesten te weten te komen in welke opstelling zij in bepaalde zalen de door ons geprogrammeerde stukken spelen. Discussiepunt wordt dan vaak: hebben wij een podiumuitbouw nodig? Rinske maakt zich zorgen over publiciteit in de kranten en het grote aantal nog niet verkochte kaarten. Rien komt aan met een van zijn mega-deals in kaartverkoop en meldt ook dat het steeds moeilijker wordt om dit voor elkaar te krijgen, waarop er een algemene discussie ontstaat over het stimuleren van de leden om meer kaarten te verkopen. Waarom zou dit toch ook steeds moeilijker gaan? Dan volgt een moment waarop Rien de kennis uit de cursus (zie boven) weer moet tonen en gaan we gezamenlijk verder. Maarten laat zijn mening horen over de kosten van het gehele projekt, Arthur laat weer eens weten dathet toch zo moeilijk is om bepaalde muziekstukken in huis te krijgen en dan volgt er een algemeen punt van alle 6 anderen voor hem: vergeet de bloemen niet! (zelfs als het concert nog maanden op zich zal laten wachten). En Hendriek? Zij mengt zich in alle discussies en noteert alle meningen en actiepunten.

Time-out Meestal wordt de gastheer of -vrouw nu erg onrustig. Het wordt tijd voor de Time-out. Terwijl hij of zij zich naar de keuken spoedt wordt er door een van de anderen opgenomen wat men wil drinken: dit varieert van Spa via rode wijn tot bier, waarbij het eigenlijk van te voren al bekend is wie wat wil hebben. Dan komen de hapjes op tafel, waarbij elke gastheer/-vrouw zijn eigen specialiteit heeft. Wij doen het bestuurswerk (ook) voor onze eigen lol en maken er altijd, naast de serieuze discussies, een gezellige avond van. Na een toast op de gastheer/-vrouw en een hapje is het weer tijd voor het echte werk.

Het serieuze werk Volgend agendapunt: de tournee. Eerst volgt een opsomming van alle mogelijke reizen die wij zouden hebben kunnen maken als we niet al een vol jaarprogramma gehad zouden hebben. Geloof het of niet maar vrijwel elke maand is er wel weer een nieuwe mogelijkheid. Daarna het serieuze werk. Hoe is het met de vorderingen van de concertreis die wij met z'n allen zo graag willen maken in de zomer van 2000? Vrijwel alle contacten verlopen via Rien, die hierover verslag uitbrengt. Maarten belicht zijn financiële ideeën over deze plannen, Arthur ziet problemen met de programmering en Annelieke met de bezetting. Dit punt wordt dan vrijwel altijd afgesloten met een statement hoe ver we willen zijn bij de volgende vergadering en iedereen ziet zijn eigen taak om zover te komen (of leest die als actiepunt in de notulen).

Heftige discussies Verdere regelmatig terugkerende agendapunten zijn verslagen van de vergaderingen van/met de Vrienden van het PSO (Rinske) en de programmacommissie (Arthur). Vooral als er n.a.v. de voorstellen uit deze laatste commissie (na hun overleg met Jules) een definitieve keuze gedaan moet worden voor een concertprogramma kunnen soms heftige discussie ontstaan: van "afschuwelijk stuk" (geen goed argument want smaken verschillen) tot "trekt geen publiek" (kan een belangrijk argument zijn). Vaak komt Riens vergadercursus nu ook weer om hoek kijken.

Dankzegging Dan is het tijd voor de rondvraag: Opvallend is dat het soms wel lijkt of er geheel nieuwe agendapunten worden aangedragen, die vaak weer grote discussies oproepen. Als iedereen uiteindelijk aan de beurt is geweest is het tijd voor de sluiting van de vergadering, altijd onder dankzegging aan de gastheer/-vrouw. Dan spoedt men zich naar huis, want de tijd is ver gevorderd: vaak al rond middernacht of soms zelfs daar voorbij. In de auto's (carpool!) kunnen de evaluatievergaderingen beginnen, waarvan de uitkomsten de volgende dag per e-mail worden gecommuniceerd: besturen doe je niet alleen op dinsdagavonden en één woensdagavond per maand.

Door: Annelieke Vermeulen en Arthur Noach