November 2002
 VHV Online
Jaargang 7, Nummer 2

Zo Gaat Dat... bij de publiciteitscommissaris

Publiciteit Ik weet natuurlijk niet hoe het jullie vergaat, maar toen ik 4 jaar geleden tot dit orkest werd toegelaten was ik er stomverbaasd over hoe gesmeerd alles verliep. Dat maakte dat ik me al gauw nergens meer zorgen over maakte, behalve of ik mijn partij wel op tijd onder de knie zou krijgen. Toen ik echter dit jaar wat ruimer in mijn vrije tijd kwam te zitten, leek het me interessant om me ook eens te gaan verdiepen in de organisatie achter de schermen. Aangezien ik me jarenlang heb beziggehouden met marketing, verkoop en communicatie lag voorkeur voor de publiciteitscommissie voor de hand. En wat is er nou een leuker product om aan de man te brengen dan zo'n goed amateur-orkest, waar je zelf in mee speelt?

Nu we zo kort voor ons grote Najaarsconcert zitten, en middenin alle publiciteitsacties die ervoor moeten zorgen dat we straks niet tegen een lege zaal aan zitten te kijken, gun ik iedereen graag een kijkje achter de schermen.

Toen ik met deze taak in april van dit jaar begon, was er op 16 april al een uitste-kende gelegenheid om in het diepe te springen; het jubileum van Erelid Riek van der Donk moest luister bijgezet worden, liefst met iets speciaals. Uiteindelijk werd dat een interview bij Riek thuis door het Eindhovens Dagblad en een radio-opname door Omroep Brabant. Slechts één dag ervoor had ik er nog een hard hoofd in of al mijn telefoontjes en mail-tjes wel resultaat zouden hebben. Vier uur voor aanvang van het feest kwam toch ineens het verlossende telefoontje van Omroep Brabant, en moest alle hens aan dek om deze verrassing in goede banen te leiden.

Kort daarop volgden de Voorjaarsconcerten. De publiciteit in Amsterdam werd geheel verzorgd door het impressariaat van Theodora Geraets, en dus kon ik me concentreren op Eindhoven. Eigenlijk komt de taak van de publiciteitscommissie maar neer op één ding: de zaal moet vol. Maar er zijn een heleboel verschillende activiteiten voor nodig om dat doel te bereiken. Gelukkig hoef ik niet alles zelf uit te voeren, maar het moet allemaal wel goed gecoördineerd plaatsvinden.

Mijn eigen werkzaamheden beginnen als Geertje Kramer me haar beschrijvingen van het concertprogramma toestuurt. Jullie kennen ze wel, want ze worden ook altijd in de VHV afgedrukt. Van het bestuur krijg ik te horen welke toegangsprijzen moeten worden gehanteerd. Met deze informatie en de informatie die ik over de solist(e) krijg of zelf kan vinden kruip ik dan achter de PC. Het resultaat is een uitnodiging aan de Vrienden van het orkest, een aankondiging voor alle overige relaties en een persbericht voor de media. Een uitdaging, omdat die teksten bij een heleboel mensen terechtkomen en het de bedoeling is dat ze door iedereen met aandacht en interesse gelezen worden. Gelukkig waren er goede voorbeelden uit het verleden, anders zou ik er aanvankelijk geen idee van hebben gehad wat de bedoeling was. Langzamerhand begin ik er nu een beetje mijn eigen stijl in te ver-werken. De E-mail die aan jullie wordt gestuurd als hulp bij de kaartverkoop bevat vaak ook een stuk uit deze publiciteits-teksten.

Natuurlijk moet er dan het nodige afgedrukt, gevouwen en in enveloppen gedaan worden, zodat alles op tijd op zijn bestemming komt. Voorheen deed Inge de Weerd dit, maar momenteel komt dit bovenop de toch al vele bezigheden van Tieme Kuyper en Geertje Kramer. Als er dus iemand is die het leuk zou vinden hiermee te helpen … graag!

Ondertussen zorgt Joris Geurts ervoor dat er mooie posters, flyers en briefkaarten voor de publiciteitsacties worden gemaakt. Een flink deel van de posters en flyers neem ik mee om op belangrijke plaatsen in Eindhoven op te hangen. Het is een vaste posterroute, die met een beetje handigheid wel in een middag valt af te werken. Voorheen werd dit wel eens tegen een kleine vergoeding gedaan door kinderen van orkestleden. Wil iemand dit klusje op zich nemen? Meld het me dan even. In Amsterdam worden de posters elk jaar voor ons verspreid door een bedrijf ter plaatse.

Om een goed resultaat te bereiken met communicatie is het heel belangrijk dat je via alle kanalen op hetzelfde moment hetzelfde verhaal vertelt. Dat betekent dat er ook afstemming moet plaatsvinden met Raoul Bonnet en Frits van den Munckhof, de beheerders van de PSO-website. Hier-op worden de concerten namelijk ook aangekondigd en toegelicht en er kunnen zelfs kaarten worden besteld. En zo moet er ook voor worden gezorgd dat wij juist staan vermeld in de aankondigingen die het Concertgebouw of het Muziekcentrum zelf doen. Dit doet het bestuur, dat ook de bespreking van de zalen regelt.

Hans Kuerten leidt de kaartverkoop in goede banen. Ik hou contact met hem, zodat er extra acties op touw gezet kunnen worden als de kaartverkoop stagneert. Vooral voor de concerten in Amsterdam is dat vaak nodig; in Eindhoven en omstreken zijn we beter bekend en gaat de kaartverkoop wat gemakkelijker. Vandaar dat er door bestuur en publiciteitscommissie naar gestreefd wordt om voor een deel van de 2000 beschikbare plaatsen in Amsterdam een aantal vaste afnemers te vinden. Je kunt dan bijvoorbeeld denken aan een bedrijf dat een concert zou willen aanbieden aan werknemers en/of relaties. Dit jaar hebben we de personeelsvereni-ging van een bank te gast. Maar voor het zover was zijn er heel wat pogingen geweest om een geïnteresseerde partij te vinden. Het blijft dan ook een punt van aandacht, en suggesties zijn van harte welkom.

We proberen ook om speciale doelgroepen voor ons concert te interesseren. In Amsterdam hebben we bijvoorbeeld contact gezocht met een aantal grote muziekscholen die ons concert onder de aandacht van hun leerlingen brengen. Zij mogen tegen een speciale prijs naar ons komen luisteren.

Na het verzenden van de persberichten breekt de drukste tijd aan; dan ga ik de contactpersonen van dag- en weekbladen bellen. Doel is minstens vermelding in een uit-agenda, maar liefst een artikel of een interview. Het komt goed van pas dat wij in staat zijn zelf beeldmateriaal aan te leveren uit het PSO-fotoarchief. Ook probeer ik dan natuurlijk voor elkaar te krijgen dat er een recensent naar het concert komt luisteren.

Handig is het ook dat (partners van) orkestleden op verzoek bereid zijn om beeld- en geluidsopnamen te maken. Hier-mee kunnen we namelijk ook radio en TV benaderen. Mijn korte ervaring met die media is dat het er hectisch aan toe gaat, en dat men blij is als er bruikbaar materiaal wordt aangereikt. Iris de Marez-Oyens heeft op dit gebied veel bereikt, en ik probeer hier een vervolg aan te geven.

Verder moet je je ogen en oren als pu-bliciteitscommissaris steeds goed openhouden, en het leuk vinden om te werken aan het opbouwen en uitbreiden van allerlei nuttige contacten. Het helpt ook als je antennes hebt voor nieuwe mogelijkheden, en de creativiteit om daar dan wat mee te doen. Hoewel de eindverant-woordelijkheid bij het bestuur ligt, is er binnen het PSO veel ruimte om zelf initia-tieven te ontplooien. En aangezien ik altijd al - volgens mij met recht - apetrots was op 'mijn' orkest, komt het goed uit dat ik dat nu overal namens het PSO rond mag bazuinen. Wie zichzelf hierin herkent en door dit verhaal geïnteresseerd is geraakt in de werkzaamheden van de publiciteitscommissie … we komen handen tekort!

Door: Marielle Steenvoorden

Zo Gaat Dat
Vorige artikel | Volgende artikel
Naar de vaste rubrieken in VHV Online
Inhoud VHV Online November 2002 | Colofon
© 2002 VHV, Eindhoven.