De nieuwe PSO-organisatie

De contouren van de nieuwe PSO-organisatiestructuur worden langzamerhand zichtbaar en de VHV is verheugd om hierover te kunnen berichten. Alle namen zijn nog niet ingevuld, maar dat zal niet lang op zich laten wachten.

Een eerste blik op het organogram maakt duidelijk dat de Eerste Wet van Parkinson hier geldt: "organisaties nemen exponentieel in grootte toe door het aanstellen van tenminste twee ondergeschikten". Dit verlangen wordt gevoed door de gedachte dat slechts 1 ondergeschikte natuurlijk nooit in staat is om het werk van een leidinggevende over te nemen.

De PSO-organisatiestructuur kent een bovenste, beleidsvormende, laag: het bestuur (opgedeeld in 5 bestuurszuilen); en een onderliggende, uitvoerende, laag: de commissariaten. De commissariaten zijn hiërarchisch geordend onder de bestuurszuilen. En hier zien we reeds de eerste tussenlaag: de commissarissen-generaal. Zij hebben als taak om de communicatie tussen bestuur en commissarissen te onderhouden: vertalen van beleid naar activiteit en voortgangsrapportage van de commissariaten. Vooralsnog heeft elke bestuurszuil één commissaris-generaal. Om deze commissarissen-generaal uniform te kunnen laten werken zijn er natuurlijk procedures en richtlijnen nodig. Deze worden verzorgd door het "commissariaat commissarissen-generaal".

Commissarissen-generaal kicken vreselijk op status. Naamkaartjes zijn dan een vereiste. Deze worden verzorgd door het "commissariaat-business-cards". Maar al gauw bleek dat dit commissariaat overbelast raakte zodat een ondercommissariaat werd geformeerd: "commissariaat-commissarissen-generaal-naamkaartjes". Dit commissariaat onderhoudt de contacten met de drukker. Maar er ontstonden problemen toen deze commissaris zelf ook een naamkaartje wilde hebben: de drukker had niet genoeg a's in zijn letterbak zitten. De drukker moest een extra medewerker in dienst nemen: een a-graveur. En om dit proces te stroomlijnen werd er weer een commissariaat opgericht: "commissariaat-commissa-rissen-generaal-naamkaartjes-a-graveur". Vervolgens wilde deze commissaris ook een eigen naamkaartje hebben en dus moest de drukker nog een a-graveur in dienst nemen, etc, etc, etc.....

Als we de lijst van commissariaten bekijken komen we een aantal bekenden tegen: "commissariaat-programmering" is de programmacommissie; "commissariaat-kaartverkoop", "commissariaat-bezettingen" (orkestchef), "stage-management" (podiumopbouw en slagwerkvervoer). Overigens is "stage-management" het enige commissariaat dat niet de naam commissariaat voert.

We zien ook een aantal interessante nieuwe commissariaten: "commissariaat-binnenland" (om het jaarlijkse Enode-feest te organiseren), "commissariaat-buitenland" (hierover sprak de voorzitter al tijdens de ALV), "commissariaat-beleggingen" (om onze financiële situatie te versterken). Het commissariaat-creatie-proces is nog niet helemaal niet onder de knie, zo hebben de voorzitter en de penningmeester beiden een "commissariaat acquisitie" opgericht (voor de acquisitie van nieuwe concerten resp. nieuwe sponsors).

Het kan gebeuren dat een commissariaat van de ene bestuurszuil moet communi-ceren met een commissariaat van een andere bestuurszuil. Om dit proces te stroomlijnen zijn er z.g. liason-commissariaten in het leven geroepen. En dat is nodig ook als we het proces aanschouwen voor de orkestpartijen: commissariaten bezettingen en programmering (Artistiek) bepalen het programma en zorgen voor de juiste bezetting; commissariaten bladmuziek en logistiek (Operations) zorgen voor de bestelling (huur danwel koop) resp. het kopiëren. Commissariaat interne communicatie (Secretariaat) verstuurt de partijen per post. Maar Artistiek moet wel geraadpleegd worden om ervoor te zorgen dat de nietjes van blazerspartijen van roestvrij staal zijn (Operations), en dat er kreukvrij papier gekozen wordt indien de paginaovergangen in zachte passages vallen. Ook participeren verschillende commissariaten van bestuurszuil Financiën in de diverse deelprocessen. Maar dat is nog niet alles, want welk commissariaat heeft de verantwoordelijkheid dat de strijkerspartijen van streken wordt voorzien en dat de juiste revisie van de partituur wordt genomen?

Ander voorbeeld: het maken van de VHV. "Commissariaat-interne-communicatie" verordonneert "commissariaat-van-de-media" om een nieuwe VHV-editie te maken. "Commissariaat-bezettingen" levert het repetitierooster, "commissariaat-interne-communicatie" de bestuursmededelingen, "commissaris-bezettingen" beschrijft de ledenmutaties, "commissariaat-inkoop" bepaalt of het een kleuren- of zwart-wit kaft wordt en "commissariaat-logistiek" zorgt voor de reproductie. Fout! De VHV-redactie is een onafhankelijk instituut dat geen deel uitmaakt van enig commissariaat (zie ook VHV Oktober 1999, jaargang 4 nummer 2). Nieuwe edities verschijnen op instigatie van de VHV-redactie zelf; ingezonden kopij wordt gewaardeerd, maar er is geen garantie tot plaatsing. De enige relatie die de VHV-redactie met het PSO-bestuur onderhoudt is via "commissariaat-crediteuren/debiteuren" die geregeld een factuur van ons ontvangt.

Slotnoot: wellicht menen enkele lezers een sarcastische ondertoon te herkennen in dit artikel alsof de VHV de nieuwe organisatiestructuur op de hak wil nemen. Niets is minder waar: de VHV huldigt het standpunt "hoe meer commissariaten hoe beter", want zo zijn wij verzekerd van jarenlange kopij voor de rubriek "Zo gaat het bij ..."

door: Joris Geurts.