VHV Online

Zo Gaat Dat ...

Het kon natuurlijk niet uitblijven dat ik - na Arthur, Jacob, Maarten Tieme en Rien - ook een beurt zou krijgen om iets over mijn functie in het bestuur te schrijven. Als secretaris (nee, géén secretaresse!) vorm ik samen met voorzitter en penningmeester officieel het dagelijks bestuur, voor de afhandeling van alle zaken, die tot de dagelijkse behartiging van de verenigingsbelangen behoren. Onofficieel bestaat het dagelijks bestuur uit alle bestuursleden: bijna alles wat besproken of geregeld moet worden komt via e-mail bij iedereen aan. Maarten en Rien zijn de enigen die nog niet over dit snelle medium beschikken: zij worden telefonisch op de hoogte gehouden.

Wat zijn zoal mijn taken? Om te beginnen houd ik de administratie bij. Niet alleen van leden en assistentie, ook van mensen en instanties die voor onze eigen concerten een uitnodiging of aankondiging ontvangen. Ook heb ik een uitgebreid bestand van dag- en weekbladen, waarnaar persberichten verstuurd worden. De eerlijkheid gebiedt mij wel te zeggen dat Tieme al deze bestanden op mijn computer geïnstalleerd heeft, zodat ik er mee kan werken. Tegen de tijd dat een concert nadert, vraagt Jacob mij om een heleboel etiketten uit te draaien, zodat hij - in samenwerking met enige andere bestuursleden en partners (overigens: Joris heeft altijd altles als Jacob de datum noemt!!) - snel en efficiënt de post de deur uit kan doen.

Verder zwaai ik de scepter over de postbus. Eenmaal per week - als ik echt iets verwacht vaker - haal ik de post op. Als ik alle post als ingekomen stuk op de bestuursvergadering zou behandelen zouden we met dit traditioneel eerste agendapunt uren en uren bezig zijn. Daarom behandel ik het leeuwendeel zelf of samen met de voorzitter en alleen de essentiële brieven worden dan in de vergadering besproken. Tijdens alle vergaderingen (met bestuur, dirigent, aanvoerders, ledenvergadering, externe vergaderingen) wordt van mij verwacht dat ik de besproken zaken nauwkeurig notuleer, zodat achteraf altijd boven water gehaald kan worden wat er precies gezegd en afgesproken is. Soms valt het notuleren niet mee: als er een verhitte discussie gaande is, waarbij ik zelf ook een uitgesproken mening heb is het best moeilijk om e.e.a. netjes en vooral leesbaar op papier te krijgen. Ik probeer de notulen van een vergadering altijd meteen de volgende dag te maken, want dan heb ik alles behalve op papier ook nog redelijk in mijn hoofd zitten. Voor de meeste vergaderingen stel ik ook altijd de agenda samen: zo'n geheugensteuntje voorkomt (meestal) dat de vergadering in een chaos ontaardt.

Het voorbereiden van de Algemene Ledenvergadering is een tijdrovend klusje: allereerst moet ik mijn jaarverslag schrijven en enige andere bestuursleden (Arthur en Maarten) ook aansporen dit te doen. Verder moet ik uitzoeken welke bestuursleden, kas- en programmacommissieleden aan de beurt van aftreden zijn, wie zich herkiesbaar stellen en welke nieuwe personen eventueel nieuw aangezocht moeten worden.

Dat ik een trouwe bezoeker van de kopieerzaak in de Hoogstraat ben zal bij niemand enige verbazing wekken. Soms droom ik wel eens van een eigen kopieerapparaat, maar ja, dan kom ik weer niet aan mijn wekelijkse aantal fietskilometers en bovendien ben ik technisch niet zo onderlegd dat ik het ding zelf zou kunnen repareren.

Wie zich voor een repetitie af moet melden en het telefoonnummer bovenaan het repetitierooster belt, krijgt hij mij aan de lijn. Sommigen van jullie zijn heel bedreven in het afmelden en bellen altijd als ik niet thuis ben en ik mijn antwoordapparaat aan heb staan. Om verhitte discussies te voorkomen wil men zich ook nog wel eens per e-mail afmelden. Hoewel ik over het algemeen tevreden ben over het afmelden voor een repetitie betekent dit natuurlijk niet dat deze opmerking als drempelverlagend bedoeld is. Wat het afmelden op dinsdagavond zelf betreft: ik ga meestal om 19.15 uur de deur uit. Daarna kun je beter even naar de portier van VB bellen en vragen of hij het aan mij door wil geven. Toch moet het mij van het hart dat ik me soms echt afvraag of de reden van afmelding zo dringend is. Waarom zijn sommige mensen er altijd en moeten anderen (vaak of regelmatig) afzeggen?

Een taak die ik heel erg belangrijk vind is het bewaken van het sociale karakter van het orkest als vereniging. We zijn allemaal maar mensen, en iedereen krijgt wel eens tegenslagen te verwerken. Het mag natuurlijk niet zo zijn dat mensen zomaar een hele tijd wegblijven zonder dat ik af en toe informeer hoe het ermee staat, op bezoek ga, een kaartje of bloemen stuur..... Aan de andere kant zijn er ook de leuke dingen: bruiloften, recepties, kraamvisites, jubilea, enz.

Verder maak ik deel uit van het team medewerkers van de VHV; ik schrijf de bestuursmededelingen en wat verder zoal in mij opkomt. De eindverantwoordelijkheid voor het gepubliceerde ligt bij het bestuur en ik ben degene die met deze taak belast is. Nog steeds ben ik erg trots op de 'boys' die het initiatief hiertoe genomen hebben!

De samenwerking in het bestuur ervaar ik als heel aangenaam. De taken zijn goed verdeeld en iedereen weet wat hij of zij moet doen. Hoewel er soms heftige discussies zijn, wordt er ook heel veel gelachen. De bestuursvergaderingen zijn bovendien altijd goede momenten om de weegschaal de dag erna weer volledig te negeren. Ik hoop dat wij met deze "Zo gaat dat"-serie bereiken dat sommigen van jullie ook eens zin krijgen om deel uit te maken van het bestuur, dat natuurlijk niet tot in lengte van dagen deze samenstelling zal houden. Wie weet?! !

Door: Hendriek van Nieuwenhuize

Inhoud VHV Online December 1997 | Colofon

© 1997 VHV, Eindhoven.